Bố trí phòng tài liệu cho văn phòng: dự án thực tế và cách chọn kệ, bàn làm việc
Mục lục nhanh
- Vì sao phòng tài liệu hay bị bố trí sai?
- Dự án thực tế: phòng tài liệu của Viện Kỹ thuật Hạt nhân
- Kệ sắt hay kệ gỗ: mỗi loại hợp chỗ nào?
- Tính chiều dài kệ và chỗ cho bàn làm việc
- Kệ làm theo kích thước phòng: cần gửi gì cho Phúc Thịnh?
- Câu hỏi thường gặp khi làm phòng tài liệu
Vì sao phòng tài liệu hay bị bố trí sai?
Phòng tài liệu khác phòng làm việc ở chỗ đồ trong phòng không di chuyển: sách và hồ sơ nằm yên, chỉ có người đến lấy rồi đi. Vì vậy một lỗi bố trí ban đầu sẽ ở lại rất lâu. Những tình huống Phúc Thịnh hay gặp khi khách gọi:
- Tài liệu cũ chất thành chồng trên sàn vì kệ hiện có đã đầy, người cần tìm một cuốn phải bới cả đống.
- Mua kệ rời nhiều kích thước khác nhau, đặt cạnh nhau thì lệch tầng, lệch chiều cao, hở một đoạn tường mà không kê thêm được cái nào.
- Kê kệ xong mới thấy lối đi trước kệ quá hẹp, không kéo ngăn hay cúi lấy tài liệu tầng dưới được.
- Không có chỗ ngồi làm việc: người đến tra cứu phải đứng, hoặc bê tài liệu sang bàn của người khác.
Cách tránh cả bốn lỗi này là tính phòng theo chiều dài tường trước, rồi mới chọn kệ theo từng khoang (module) cho khớp tường đó. Phần dự án bên dưới là một ví dụ.
Dự án thực tế: phòng tài liệu của Viện Kỹ thuật Hạt nhân
Viện Kỹ thuật Hạt nhân cần một phòng tài liệu có chỗ chứa dọc tường và chỗ ngồi làm việc. Phúc Thịnh làm ba hạng mục, tất cả là hàng tùy chỉnh theo kích thước phòng:
- Kệ sắt ván gỗ: 6 khoang, mỗi khoang rộng 1000 mm, cao 2000 mm, ghép liền thành một dãy dài 6000 mm dựa tường. Khung sắt, các tầng ván gỗ, có nắp gỗ phía trên.
- Kệ gỗ nhiều ô: một hệ dài 6000 mm, cao 1200 mm, ghép từ 5 module. Các ô có kích thước lệch nhau nên vừa để hồ sơ đứng, vừa để cặp tài liệu hoặc hộp nhỏ.
- Bàn làm việc: ghép từ các bàn dài 2400 mm, rộng 1200 mm, khung chân sắt, dùng làm bàn làm việc hoặc họp nhóm. Mặt bàn gỗ ghép, giữa có dải gỗ màu đen làm điểm nhấn.
Hệ 6 khoang kệ sắt ván gỗ, mỗi khoang rộng 1000 mm, cao 2000 mm, ghép liền thành dãy dài 6000 mm.
Hệ kệ gỗ nhiều ô dài 6000 mm, cao 1200 mm, ghép từ 5 module.
Bàn làm việc ghép từ các bàn 2400 x 1200 mm, mặt gỗ có dải gỗ đen ở giữa, khung chân sắt.
Toàn cảnh phòng: kệ sắt dựa tường phía xa, kệ gỗ bên trái, bàn làm việc ở giữa, bàn dài sát cửa sổ.
Điểm đáng chú ý là cả kệ sắt lẫn kệ gỗ đều dài đúng 6000 mm. Khi cả hệ cùng một chiều dài thì kê sát tường không bị hở một đoạn lẻ, và nếu sau này cần thêm chỗ chứa thì chỉ việc thêm khoang cùng kích thước.
Kệ sắt hay kệ gỗ: mỗi loại hợp chỗ nào?
Hai loại kệ trong dự án phục vụ hai việc khác nhau. Bảng dưới là cách Phúc Thịnh thường tư vấn:
| Hạng mục | Hợp dùng cho |
|---|---|
| Kệ sắt ván gỗ (khoang rộng 1000 mm, cao 2000 mm) | Dựa tường, tận dụng chiều cao phòng; chứa sách, hồ sơ và tài liệu nhiều. Mỗi khoang tách rời nên dễ thêm bớt. |
| Kệ gỗ nhiều ô (cao 1200 mm) | Để dưới tầm mắt, các ô lệch nhau chia sẵn chỗ cho tài liệu nhiều cỡ. Mặt trên có thể đặt hộp, cây nhỏ hoặc tài liệu đang dùng. |
| Bàn làm việc (2400 x 1200 mm) | Dành cho người làm việc hoặc tra cứu tại chỗ, dùng được cho họp nhóm. Ghép nhiều bàn thành một mặt lớn khi cần nhiều chỗ ngồi. |
Nếu phòng nhỏ hơn hoặc bạn chỉ cần kệ thấp, bạn có thể xem kệ sách KTTPT 21 với 12 ô lưu trữ, kệ tủ tài liệu gỗ TTLPT 22 hoặc nhóm kệ trang trí văn phòng. Tài liệu cần khóa thì xem tủ tài liệu gỗ và tủ sắt văn phòng. Kệ sắt ván gỗ nhiều khoang như trong dự án là hàng làm theo yêu cầu, bạn gọi hotline để được báo theo kích thước phòng.
Tính chiều dài kệ và chỗ cho bàn làm việc
Bước 1: Đo chiều dài tường dùng được
Đo chiều dài bức tường định kê kệ, rồi trừ cửa ra vào, cửa sổ thấp, cột và ổ điện. Ghi riêng từng đoạn trống thay vì chỉ ghi tổng, vì kệ không kê qua cột hay cửa được. Cách đo từng bước xem ở bài cách đo văn phòng để chọn cụm bàn.
Bước 2: Chia tường thành khoang cho khớp
Chia chiều dài tường cho độ rộng một khoang. Với bức tường 6000 mm như dự án, ta có hai cách chia: 6 khoang kệ sắt rộng 1000 mm, hoặc 5 module kệ gỗ mỗi module khoảng 1200 mm. Nếu chia không tròn, phần dư nên dồn về một đầu để làm khoang hẹp hoặc đặt tủ khác, đừng chia đều ra thành nhiều khe nhỏ.
Bước 3: Chừa lối đi trước kệ
Để dễ tính, tạm cho phần trước kệ cần khoảng 900 mm để một người đứng lấy tài liệu và một người đi qua. Số này chỉ là mức tạm tính, bạn đối chiếu lại với chiều sâu kệ ghi trên thông số và độ rộng cửa phòng.
Bước 4: Tính chỗ cho bàn làm việc
Một bàn 2400 x 1200 mm có người ngồi hai bên dài, mỗi bên cần khoảng 600 mm cho ghế kéo ra cộng 900 mm lối đi sau lưng ghế, tức 1500 mm. Theo chiều rộng bàn chiếm 1200 + 2 x 1500 = 4200 mm. Theo chiều dài, hai đầu bàn chỉ cần lối đi 900 mm nên bàn chiếm 2400 + 2 x 900 = 4200 mm. Vậy một bàn 2400 mm cần khoảng 4200 x 4200 mm.
Ghép hai bàn nối đầu nhau thành 4800 mm thì chiều dài cần 4800 + 2 x 900 = 6600 mm. Cộng thêm chiều sâu của dãy kệ nếu kệ và bàn nằm trong cùng một phòng. Muốn có sơ đồ chính xác, cách nhanh nhất là gửi số đo phòng cho Phúc Thịnh.
Kệ làm theo kích thước phòng: cần gửi gì cho Phúc Thịnh?
Hàng làm theo kích thước phòng là điểm khác biệt khi làm phòng tài liệu: bạn không bị ép vào chiều dài có sẵn. Khi gọi hotline, bạn chuẩn bị các thông tin sau, nếu có ảnh hoặc bản vẽ mặt bằng thì gửi kèm:
- Chiều dài tường định kê kệ, chiều cao trần và chiều sâu có thể dùng.
- Vị trí cửa ra vào, cửa sổ, cột và ổ điện.
- Loại tài liệu cần chứa (sách, hồ sơ, hộp lưu trữ) và khối lượng ước tính.
- Cần chỗ ngồi làm việc không, ngồi được mấy người.
- Màu gỗ mong muốn và khoản ngân sách dự kiến.
Bạn có thể tự đo rồi gửi số đo, hoặc hẹn nhân viên Phúc Thịnh đến tận nơi đo cho phòng của bạn. Nếu phòng còn có khu làm việc chung, xem thêm bài kích thước bàn làm việc văn phòng chuẩn và bàn họp để chọn bàn cho khớp.
Liên hệ ngay Hotline / Zalo tư vấn: 0985 072 680
Câu hỏi thường gặp khi làm phòng tài liệu
Kệ sắt và kệ gỗ nên chọn loại nào cho phòng tài liệu?
Nên dùng kết hợp: kệ sắt dựa tường để chứa nhiều, kệ gỗ thấp để dưới tầm mắt và chia ô cho tài liệu nhỏ. Dự án của Viện Kỹ thuật Hạt nhân dùng cả hai.
Kệ có làm theo kích thước tường được không?
Được. Hệ kệ trong dự án là hàng tùy chỉnh, ghép khoang theo chiều dài tường. Bạn gửi số đo, Phúc Thịnh tư vấn số khoang và kích thước.
Bàn làm việc có ghép thêm được không?
Được, bằng cách ghép các bàn cùng kích thước thành mặt lớn. Cần tính lại chỗ ghế kéo ra và lối đi cho chiều dài mới.
Phòng tài liệu cần chừa lối đi trước kệ bao nhiêu?
Mức tạm tính khoảng 900 mm để một người đứng lấy tài liệu và một người đi qua. Số chính xác phụ thuộc chiều sâu kệ và độ rộng cửa.
Có thể gửi ảnh phòng để được tư vấn không?
Có. Chụp phòng từ cửa vào, chụp thêm cột và ổ điện, ghi số đo lên ảnh rồi gửi qua Zalo 0985 072 680 là nhanh nhất.
